Im Mittelpunkt der Veranstaltung stand die digitale Gremienarbeit und die damit verbundenen Abläufe. Der Sachbearbeiter für Digitalisierung Paul Dietz erläuterte, wie die Verwaltung bereits vor einigen Jahren damit begonnen hat, die Prozesse rund um die Gremienarbeit konsequent zu digitalisieren. Zunächst erhielten Ratsmitglieder die Möglichkeit, sämtliche Sitzungsunterlagen digital abzurufen. In einem weiteren Schritt wurden auch die internen Abläufe innerhalb der Verwaltung vom klassischen Papierverfahren auf eine vollständig digitale Zusammenarbeit umgestellt.
Welche Veränderungen sich daraus für die Gremienarbeit ergeben haben, wurde den Teilnehmenden anschaulich erklärt. Ergänzend zeigte Katharina Braun vom Sitzungsdienst praxisnah, wie Unterlagen innerhalb der Verwaltung abgestimmt werden und anschließend für Ratsmitglieder auf mobilen Endgeräten bereitgestellt werden.
Darüber hinaus wurde auch die digitale Information der Öffentlichkeit sowie die Bürgerbeteiligung thematisiert. Die Anwesenden betrachteten unter anderem die Internetseite der Stadt Mayen, das dort eingebundene Bürgerinformationssystem sowie das im Jahr 2024 eingeführte Amtsblatt, das ebenfalls digital verfügbar ist.
Ein weiterer Aspekt war der Austausch über digitale Sitzungsformate. Dabei wurde auch auf das Streaming von Sitzungen während der Corona-Zeit eingegangen.
Am Nachmittag begrüßte Oberbürgermeister Dirk Meid die Schülerinnen und Schüler sowie ihren Dozenten Manuel Minor persönlich im Rathaus. „Ich freue mich, auch in diesem Jahr eine Gruppe der ZVS im Hause begrüßen zu dürfen. Die Gremienarbeit ist ein wichtiger Bestandteil unserer täglichen Arbeit und die Digitalisierung hilft uns dabei, die Abläufe zu optimieren“, betonte er.
Zum Abschluss der Veranstaltung konnten die Teilnehmenden ihre Eindrücke an Stellwänden festhalten. Unter der Leitfrage „Was haben wir gut gemacht?“ wurden positive Aspekte hervorgehoben. Gleichzeitig nahmen die Verantwortlichen auch kritische Hinweise und Verbesserungsvorschläge gerne auf, um die Abläufe weiter zu optimieren. Im Rahmen des Feedbacks hatten die Schülerinnen und Schüler zudem die Gelegenheit, die Digitalisierung des Sitzungsmanagements zu bewerten.